Exact vervult alle wensen van Kolmer Elektromotoren

ERP pakket selectie en implementatie

Kolmer vergeleek een aantal systemen om tot een goede keuze te komen. De Ridder en twee Microsoft oplossingen (Navision; Dynamics AX) werden naast Exact gelegd. “De drie anderen vielen snel af. Ik had het gevoel dat we er niets mee opschoten, het bleef een lappendeken. Of de kosten en implementatietijd vielen hoger uit dan verwacht. Met AB keken we samen naar een mogelijke oplossing voor onze wensen. Er was duidelijk wat kan en wat niet kan. Die duidelijkheid en samenwerking is cruciaal.”

Na de zomer van 2013 werd begonnen met de implementatie. Op 1 januari 2014 ging Kolmer live met Exact Globe Next. Vrijwel alle wensen konden binnen de standaard van Exact worden ingevuld.

Het overzetten van de gegevens had wel wat voeten in aarde. Zo’n 12.000 artikelen moesten worden overgezet. Broeksema greep het moment aan om meer structuur in de artikelen aan te brengen. Alle artikelnummers en omschrijvingen zijn gestandaardiseerd en worden aangemaakt door middel van een zelf ontworpen ‘artikelgenerator’. Nu kan iedereen binnen Kolmer direct aan het artikel zien wat het is en voor welke klant. Exact bevat al meer artikelen dan in het oude systeem ooit hebben gestaan en alles blijft duidelijk en overzichtelijk.

Betere rapportages

Voor onze wens met betrekking tot de rapportages, geldt hetzelfde. Het was een Excel-bestand vol met functies en verwijzingen, dat door meerdere mensen werd gebruikt. Nu hebben we Sumatra en de dashboards van A.B. Software (red. StockDash, SalesDash, CashDash). Alle informatie komt rechtstreeks uit Exact en staat in duidelijke overzichten. Kortom, we werken nu véél sneller en efficiënter dan met ons oude systeem. We besparen tijd, zijn minder afhankelijk van elkaar en hebben betere stuurinformatie. Een enorme verbetering.”, aldus de heer Spanhaak, Commercieel Directeur.

Broeksema prijst de kennis en toewijding van het team van AB, dat samen met Kolmer de klus geklaard heeft. “De projectleider stippelde de grote lijnen met ons uit en de consultant hield het tempo er in. Binnenkort gaan we beginnen met Exact Synergy, om ook ons klantenbestand en zaken als retouren verder te verbeteren. En in de werkplaats gaan we met schermen werken waarop de orders te zien zijn, zodat we ook daar van het papier af zijn.”

“Begin met het maken van een lijst met verbeterpunten en blijf buiten je kaders denken, dat zou ik iedereen aanraden.”, zo besluit Broeksema. “Waren wij maar 3 jaar eerder met Exact begonnen.”

Ontdek de AB Dasboards!